Het is nu bijna een jaar geleden dat ons leven in beroering werd gebracht door Covid-19. Bijna alle organisaties hebben zich moeten aanpassen om de zaken draaiende te houden. De meest zichtbare en misschien wel belangrijkste verandering was de overgang van kantoor naar thuiswerken. Dit heeft geleid tot grote aanpassingen voor zowel het werken in teams als voor individuen.
Eén van de grote uitdagingen voor alle organisaties is de interactie met de klant, fysiek nu niet meer mogelijk, in alle segmenten, van supermarkten en restaurants tot kapsalons en autoshowrooms. Bijna alle bedrijfsprocessen werden omgezet naar virtuele meetings en online shopping.
PRIORITEITEN
Ook pensioenfondsen en hun dienstverleners hebben hun werkwijze aangepast om ervoor te zorgen dat de bedrijfsvoering zo goed mogelijk door kon gaan. Prioriteit werd gegeven aan de meer essentiële taken, en over het algemeen werd aangenomen dat deze crisis, net als alle andere daarvoor, snel voorbij zou gaan. Bepaalde niet-essentiële beslissingen werden daarom uitgesteld, met name in het geval van de evaluatie- en selectieprocessen van externe dienstverleners. Persoonlijke ontmoetingen tussen asset owners en dienstverleners kunnen nog steeds niet plaatsvinden. Dit leidt ertoe dat pensioenfondsen evaluaties van dienstverleners op de lange baan schuiven, of beperken tot een papieren exercitie. Het opschorten van deze procedures zou gerechtvaardigd zijn zolang we er zeker van kunnen zijn dat het ‘oude normaal’ gaat terugkeren, maar de vraag is of dit ooit zal gebeuren.
LEIDT UITSTEL TOT AFSTEL
Eén van de bevindingen van dit jaar is dat bestaande relaties virtueel goed te onderhouden zijn en kunnen worden uitgebouwd, maar dat het moeilijker is nieuwe relaties te vormen en vertrouwen op te bouwen. Dit heeft er met name toe geleid dat nieuwe mandaten nu veelal bij bestaande relaties worden ondergebracht en dus misschien niet bij de meest geschikte partij. Maar kan het evalueren en selecteren van dienstverleners uitgesteld worden zonder dat de fiduciary duties nagelaten worden?
….. WAAR EEN WIL IS …..
De afgelopen maanden hebben aangetoond dat we vindingrijk zijn en oplossingen kunnen vinden om deze processen ook in de huidige tijd goed uit te voeren en door te laten gaan. Zoals veel andere bedrijfsprocessen nu virtueel plaatsvinden, zo kan dit ook gelden voor de evaluatie of selectie van een fiduciary manager, asset manager of een adviseur. Eén van de voordelen van virtuele meetings is dat er meer flexibiliteit en beschikbaarheid is aangezien niemand hoeft te reizen.
In tender processen kunnen vragenlijsten worden gestuurd naar een long-list van kandidaten en daaruit kan een short-list worden geselecteerd. Face-to-face meetings in de voorselectie kunnen worden omgezet naar virtuele ‘Meet and Greet meetings’, gevolgd door workshops met case studies door de geselecteerde kandidaten, ook virtueel. Gesprekken met klant-referenties worden ook via video gehouden en onderbouwd met korte elektronische vragenlijsten.
De laatste fase in een selectieproces is vaak een on-site visit, om te beoordelen hoe een organisatie echt functioneert, en om inzicht krijgen in de team dynamiek en de persoonlijke interacties. Maar wat betekent dit wanneer een deel van de werknemers in de toekomst vanaf huis werkt? Is er een andere manier om dezelfde informatie naar boven te halen, en hoe gaat deze hybride manier van werken eruit zien?
VIRTUAL DUE DILIGENCE
Avida International heeft in de afgelopen maanden bewezen dat er andere manieren zijn om een due diligence of review te bewerkstelligen. Een deel van een on-site due diligence kan ook virtueel worden uitgevoerd; een virtuele data room kan worden ingericht met de belangrijke documenten via een checklist. Het selectieteam krijgt toegang tot de virtuele data room. Via Zoom of Teams kunnen de belangrijkste spelers worden geïnterviewd en real-life demonstraties van systemen en modellen kunnen worden gedeeld met het selectieteam.
De background checks worden gedaan via publieke bronnen, en referentie checks kunnen virtueel worden uitgevoerd. Vertrouwen tussen de teams kan worden opgebouwd door informele virtuele ‘get-to-know-you’ sessies. De onderhandelingen kunnen ook virtueel plaatsvinden.
|
Avida biedt concrete hulpmiddelen om een vroege vinger aan de pols te houden en in te grijpen waar nodig |
|
|
Elektronische check of dienstverleners nog aan minimale eisen voldoen inclusief “business continuity” |
Check of contracten en dienstverleningsovereenkomsten marktconform zijn |
|
Peergroup vergelijking inkoopkracht dienstverleners |
Peergroup vergelijking verander- en innovatiekracht dienstverleners |
DE NIEUW REALITEIT
We hebben de afgelopen maanden bewezen dat we vindingrijk zijn in het vinden van oplossingen om de dagelijkse werkzaamheden voort te zetten. Dit geldt ook voor het evalueren en selecteren van nieuwe of bestaande relaties via de nieuwe virtuele manier van werken. Er is nog geen eind in zicht en wachten op betere tijden kan in de weg staan van het naleven van onze fiduciary duties. Er zijn wel degelijk alternatieve manieren om selectieprocessen in deze nieuwe tijd doorgang te laten vinden.
